1、作好接待方案。最好要做一份接待方案，將要做的一些準備工作和具體的一些安排盡可能細致的寫進方案裡，同時，方案寫好以後要交給主要領導審閱，看領導對方案有什麼要求改動的地方。
2、做好車輛安排。要搞清楚對方有多少人，需要多少座位的車輛。如果是人數比較少，可以安排一輛小車，如果是人數多較多，則要安排一輛大車統一乘坐。在安排的時候，要考慮到車輛越少越好。
3、清楚對方的生活習慣。最好和對方的聯絡員多做一些溝通，在生活安排方面有沒有需要註意的地方。比如對方的北方的考查學習團隊，而己方是在南方的話，在就餐時最好準備一些面食，做菜也要叮囑餐館不要都做得太辣。
4、註意接站。要搞清楚對方是什麼時候到站，要提高十幾分鐘到達接站的地方，最好要做一個接站標示牌，讓對方一出站就能看到。同時，將己方的接站領導給對方做好介紹。如果對方有行李，可以幫助對方。
5、做好解說。如果車輛乘座時間較長，可以安排一個解說員，將本單位本地區考查團需要瞭解的一些情況向對方做出簡單的介紹，也可以將本地區的一些風土人情和風俗特點向對方做好介紹。
6、做好後勤服務。要將本單位的聯絡員名字和聯系電話告之對方的每一個人，方便對方有需要的時候聯系。水和紙巾人手一份要發放到位，不要遺漏。另外，要註意用餐的時候按接待標準，不上高檔酒和高檔菜，遵守好相關規定。
