1、一般書信可分為稱呼、正文、結尾、署名、日期五個部分,每個部分都有一定的格式.
（1）稱呼.根據自己和收信人的關系,平時怎麼稱呼,在信中就怎麼寫.如給爸爸寫信,稱呼就寫“爸爸”；寫信給老師、同學的信,稱呼就寫“*老師”、“**同學”.稱呼要從第一行頂格寫起.稱呼後面要加冒號（：）,表示下面有話要說.
（2）正文.這是信的主要部分.寫信人要說的話都寫在這裡.正文的開頭空兩格,通常先寫問候的話.如果是回信,先要寫明來信收到,並對來信中提及的問題或要求辦理的事情作出回答.如果寫的事情較多,可以分段寫,一件事情寫一段.每段起行空兩格,轉折頂格.
（3）結尾.結尾可根據寫信人跟隨收信人的關系和具體情況,寫上表示祝願,勉勵或敬意的祝頌語.如“此致敬禮”、“祝你健康”等等.祝願語一般分兩行寫.以“此致敬禮”為例,“此致”可以緊接正文之後寫,也可以另起一行空兩格寫,“敬禮”則一定要另起一行頂格寫.
（4）署名.在結尾的再下一行的後半行寫自己的名字,署名的前面也可以寫上跟隨對方相應的稱呼,如“兒”、“弟”、“學生”等等.
（5）日期.可以寫在署名的後面,也可以寫在署名下一行的後半行.最報寫清年月日,以便查考.此外,如果信已經寫完,又發現內容有遺漏,或某件事敘述不夠全面時,在信的後面還可以補寫.但是在補寫的話前面要加上“還有”、“另外”、“再”；或在後面加上“又及”等字樣.信寫好瞭,要寄出去,還必須要有信封.現在的標準信封是橫寫的.信封上面寫懼人的郵政編碼、收信人地址；中間寫收信人的姓名；下面寫寄信人的地址、姓氏及郵政編碼.
